Briefing Vorlage: Wie schreibe ich ein Briefing?

Wo können Sie ganz einfach eine Briefing Vorlage finden? Worauf muss bei der Zusammenarbeit mit einer Agentur geachtet werden?

Haben Sie sich diese Fragen auch schon mal gestellt?

In unserer Briefing Vorlage finden Sie Anregungen und Hinweise, worüber Sie sich vor dem Projektstart Gedanken machen sollten.

Inhalte eines Briefings: Wichtige Fragen, die Sie sich vor dem Briefing stellen sollten.

Damit Ihr Briefing reibungslos verläuft und sich hinterher nicht noch viele Fragen auftun, haben wir hier eine Briefing Vorlage vorbereitet. Damit sollte die Zusammenarbeit mit Ihrer Agentur oder Ihrem Dienstleister besser laufen. Diese Briefing Vorlage bezieht sich auf Fragestellungen in Bezug auf eine Webpräsenz, aber sicherlich können Sie die Fragen auch für andere Branchen abstrahieren.

Um welches Produkt / Dienstleistung handelt es sich?

Beschreiben Sie in kurzen, knappen Worten, worum es bei Ihnen geht, damit Ihre Agentur einen ersten Eindruck bekommt.

Wer ist Entscheider und Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen?

Mit wem hat die Agentur zu tun und wer fällt die Entscheidungen, ob Budgets, Designs und Strategien abgenommen werden? Im Idealfall sollte es die gleiche Person sein. Wenn es sich um mehrere Personen handelt, muss die Agentur das von vornherein wissen, damit die Strukturen entsprechend eingehalten werden können.

Wie hoch ist mein Budget?

Wieviel Geld befindet sich in Ihrer Kriegskasse für das Projekt?

Hat dieses Budget noch einen Puffer, oder muss es definitiv reichen? Ist das Budget die absolute Grenze und es wäre schön, wenn man noch darunter bleiben könnte? Oder soll das Budget großzügig genutzt werden, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen?

Beantworten Sie erst sich und dann der Agentur diese Fragen, damit alle genau wissen, worauf Wert gelegt wird.

Nichts ist ärgerlicher, als wenn die Agentur denkt, sie müsse das Budget genau einhalten, obwohl das gar nicht so ist. Wenn Sie das bestmögliche Ergebnis wollen und Ihr Budget nur eine erste Idee ist, dann teilen Sie das Ihrer Agentur mit! Dann können Sie von weitergehender Beratung und einer umfangreichen Marketingstrategie profitieren.

In welchen Punkten brauche ich im Vorhinein Beratung?

Ohne ausreichend Informationen ist es nicht leicht, Entscheidungen zu treffen. Daher ist es im Vorhinein oft gut, wenn Sie einen oder mehrere Beratungstermine buchen. Die Agentur Ihres Vertrauens kann Ihnen dann ganz flexibel auf Stundenbasis Ihre Fragen beantworten und Sie umfangreich beraten. Erst wenn Sie alle Möglichkeiten und Chancen kennen, können Sie abwägen, was für Ihr Business wirklich nötig ist.

Diese Beratungstermine finden entweder bei Ihnen in den Räumen, bei der Agentur oder digital via Videokonferenz statt und sind für gewöhnlich im Vorfeld zu bezahlen. Oft werden die Beratungsstunden später im Auftrag verrechnet, sodass dieser dann wieder etwas günstiger wird.

Welche Leistungen brauche ich unbedingt, und welche wären schön?

Erstellen Sie eine Liste mit den wirklich wichtigen, essentiellen Leistungen, die Sie brauchen. Strategie-Entwicklung, Logo-Entwicklung, Copy Writing… All das sind Dinge, die Sie vermutlich lieber einem Profi überlassen. Ebenso werden Sie vermutlich nicht selbst Ihren Onlineshop programmieren wollen.

Als Bonus können zum Beispiel Dinge wie umfangreiche Umfragen Ihrer Besucher auftauchen. So eine Umfrage wäre zwar schön, muss aber nicht zwingend sein.

Warum muss ich die Anforderungen und das Budget klar definieren?

Die Kombination aus den Listen und Ihrem Budget hilft der Agentur dabei, zu ermitteln, welche Aufgaben wieviel Aufmerksamkeit genießen können. Ist die Umfrage zum Beispiel für Ihren Verkaufsfunnel elementar, wird sie intensiver bearbeitet als das Logo, das dann zum Beispiel nur aus Schrift bestehen könnte.

Das ist immer eine Abwägungssache. Deswegen muss die Anforderungsliste sowie das Budget klar sein.

Auch ein E-Mail-Funnel kann sehr elementar und schlicht, oder umfangreich und durch-getrackt sein. Hier entscheidet das Budget maßgeblich, wie aufwändig und genau er werden kann.

In welchem Zeitrahmen möchten Sie das Projekt durchführen?

Denken Sie daran, dass Sie selbst vor Projektstart einige Vorarbeiten erledigen müssen. Sammeln Sie alle Informationen, Logos, Texte, Fotos etc zusammen. Wenn Sie noch Fotos erstellen müssen, muss die Agentur das wissen.

Der Zeitrahmen ist sehr wichtig für die gute Zusammenarbeit. Die Agentur und Sie werden einen Projektplan haben, der davon ausgeht, dass alles reibungslos abläuft. Kommt es dann zu Verzögerungen, weil noch nicht alle Logos von Partnern freigegeben wurden oder die Mitarbeiter noch nicht beim Fotografen waren, kann die Agentur ggf. nicht weiter arbeiten. Dadurch kommt das Projekt ins Stocken.

Wenn Sie wissen, dass das Projekt bis zum Ostermontag fertig sein muss, dann teilen Sie das Ihrer Agentur mit. Seien Sie auch offen, was eventuelle Verzögerungen anbelangt. Deadlines und Urlaube müssen klar kommuniziert werden.

Kann die Agentur wegen verzögerter Zuarbeit nicht konstant arbeiten, zahlen Sie immerhin unnötiger Weise die Stunden, die die Agentur-Mitarbeiter auf Ihre Mitarbeiter warten. Das ist für beide Seiten ungünstig. Sie verlieren Geld und die Agentur-Mitarbeiter womöglich die Motivation.